10-28-2025, 09:44 PM
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
───────────────
TP. HCM, ngày 28 tháng 10 năm 2025.
TỜ TRÌNH
V/v: Sửa đổi Quy chế hoạt động, Quy chế tài chính của Ban Quản trị và Nội quy quản lý, sử dụng chung cư Green Valley
Kính gửi: - Ủy ban nhân dân Phường Tân Mỹ, TP. Hồ Chí Minh;
- Toàn thể cư dân Chung cư Green Valley.
Nhằm đảm bảo việc tuân thủ pháp luật, nâng cao hiệu quả quản lý, đảm bảo quyền và nghĩa vụ hợp pháp của cư dân tại chung cư Green Valley, Ban Quản trị tiến hành rà soát, đề xuất sửa đổi và bổ sung Quy chế hoạt động, Quy chế tài chính của Ban Quản trị, cùng với Nội quy quản lý và sử dụng nhà chung cư. Các nội dung điều chỉnh cụ thể được trình bày chi tiết dưới đây.
I. CĂN CỨ PHÁP LÝ
1. Luật Nhà ở số 27/2023/QH15 được Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam khóa XV, kỳ họp thứ 6 thông qua ngày 27 tháng 11 năm 2023;
2. Thông tư 05/2024/TT-BXD ngày 31 tháng 7 năm 2024 của Bộ Xây dựng hướng dẫn Luật Nhà ở;
3. Quyết định số 26/2025/QĐ-UBND ngày 27 tháng 02 năm 2025 của UBND Thành phố Hồ Chí Minh quy định về quản lý, sử dụng nhà chung cư trên địa bàn;
4. Quy chế hoạt động của Ban Quản trị Nhà chung cư Green Valley đã được thông qua tại Hội nghị nhà chung cư ngày 13 tháng 9 năm 2025;
5. Căn cứ tình hình thực tế trong công tác quản lý, vận hành và ý kiến góp ý của cư dân, Công ty quản lý vận hành và các bên liên quan.
II. LÝ DO SỬA ĐỔI, BỔ SUNG
1. Đáp ứng yêu cầu pháp lý và tính đồng bộ:
Rà soát, sửa đổi toàn bộ các điều khoản trong các văn bản hiện hành để đảm bảo phù hợp và thống nhất với Luật Nhà ở, các văn bản hướng dẫn mới nhất và quy định pháp luật địa phương, khắc phục những nội dung chưa còn phù hợp với pháp luật và thực tiễn. Cập nhật thêm quyết định số 26/2025/QĐ-UBND ngày 27 tháng 02 năm 2025 của UBND Thành phố Hồ Chí Minh vào làm căn cứ pháp lý.
2. Làm rõ vai trò, quyền hạn và trách nhiệm của các bên liên quan:
Bổ sung các quy định nhằm xác định rõ ràng vai trò, quyền hạn và trách nhiệm của Ban Quản trị, Đơn vị quản lý vận hành, Cư dân và các bên liên quan; qua đó góp phần nâng cao hiệu quả phối hợp, tăng tính chủ động và trách nhiệm giải trình trong công tác quản lý, vận hành chung cư.
Đặc biệt, nhấn mạnh vai trò của Ban Quản trị trong việc đại diện thực hiện quyền của chủ sở hữu đối với phần diện tích thuộc sở hữu chung của chung cư, bảo đảm phù hợp với pháp luật và tinh thần các bản Quy chế của Ban Quản trị nhiệm kỳ trước.
3. Nâng cao hiệu quả hoạt động và cơ chế phối hợp:
Bổ sung các quy định, quy trình mới nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của Ban Quản trị, đồng thời tăng cường cơ chế phối hợp giữa Ban Quản trị, Đơn vị quản lý vận hành và cộng đồng cư dân, đảm bảo công tác quản lý, vận hành được thực hiện minh bạch, kịp thời và thống nhất.
4. Tăng cường nguyên tắc tập thể, tính minh bạch và công khai:
Hoàn thiện các quy định nhằm bảo đảm Ban Quản trị luôn hoạt động theo nguyên tắc tập thể, tránh tình trạng chuyên quyền, vụ lợi; đồng thời bảo đảm tính minh bạch, công khai và hiệu quả trong toàn bộ hoạt động của Ban Quản trị, đặc biệt là trong công tác tài chính, quản lý và sử dụng các nguồn kinh phí, cũng như trong quá trình điều hành và ra quyết định..
5. Phản ánh thực tiễn vận hành và nguyện vọng cư dân:
Điều chỉnh, bổ sung các quy định để phù hợp với thực tế vận hành, đáp ứng nguyện vọng chính đáng của cư dân, đồng thời chuẩn hóa các quy tắc, quy trình và chuẩn mực ứng xử trong việc quản lý, sử dụng và sinh hoạt tại nhà chung cư.
III. CÁC SỬA ĐỔI, BỔ SUNG CỤ THỂ
1. Nội quy quản lý, sử dụng nhà chung cư
- Mở rộng phạm vi điều chỉnh, không chỉ tập trung vào phần sở hữu riêng và chung mà còn quy định chi tiết về sử dụng tiện ích chung, bao gồm các phụ lục như nội quy phòng gym, hồ bơi, tạo cơ sở pháp lý rõ ràng hơn so với bản nội quy cũ vốn chỉ đề cập chung chung.
- Bổ sung quy định về xử lý vi phạm với nội dung, quy trình cụ thể (nhắc nhở, lập biên bản, công khai), thay thế cách tiếp cận đơn giản hơn của nội quy cũ, giúp tăng tính răn đe và hiệu quả thực thi.
- Bổ sung quy định về giải quyết tranh chấp với trình tự hòa giải nội bộ, xử lý hành chính và chuyển cơ quan có thẩm quyền, khắc phục sự thiếu quy trình chi tiết trong bản nội quy cũ, đảm bảo giải quyết tranh chấp minh bạch và công bằng.
- Bổ sung các quy định nhằm tăng cường trách nhiệm của Ban Quản trị và Đơn vị quản lý vận hành trong giám sát, phổ biến nội quy, thay vì chỉ tập trung vào cư dân như bản cũ, thúc đẩy sự phối hợp hiệu quả hơn.
- Bổ sung quy định về bảo mật thông tin và trách nhiệm định kỳ rà soát nội quy, điều mà bản nội quy cũ chưa đề cập, nhằm hiện đại hóa quản lý và bảo vệ quyền lợi cư dân.
- Bổ sung năm (05) phụ lục nhằm hướng dẫn cụ thể các vấn đề phát sinh trong quá trình quản lý, sử dụng nhà chung cư mà bản Nội quy trước đây chưa đề cập đầy đủ, đặc biệt là các phụ lục về xử lý vi phạm và hướng dẫn sửa chữa phần sở hữu riêng.
2. Quy chế hoạt động Ban Quản trị
- Thiết lập cơ chế quản trị hiện đại và minh bạch thông qua việc bổ sung các quy định về xung đột lợi ích, kiểm soát rủi ro và an toàn thông tin, ứng dụng công nghệ…
- Mô tả, phân công nhiệm vụ rõ ràng hơn giữa các thành viên Ban Quản trị cùng các quy định về nguyên tắc hoạt động tập thể, kèm theo tiêu chuẩn đạo đức và trách nhiệm giải trình bắt buộc.
- Chi tiết hóa các nguyên tắc hoạt động của Ban Quản trị, đồng thời cụ thể hóa quy trình xử lý trong các trường hợp đặc biệt như miễn nhiệm, bãi nhiệm hoặc khi có thành viên vắng mặt kéo dài, nhằm đảm bảo tính liên tục, minh bạch và ổn định trong công tác quản lý.
- Quy định cụ thể, chính xác quyền của Ban Quản trị trong việc đại diện chủ sở hữu khai thác diện tích thuộc sở hữu chung nhằm tăng doanh thu phục vụ kinh phí bảo trì.
3. Quy chế tài chính Ban Quản trị
- Chi tiết hóa trách nhiệm tài chính của Ban Quản trị và đơn vị liên quan; thiết lập quy trình quản lý tài chính chặt chẽ; bổ sung thêm các quy định về kế toán, thuế, kiểm toán;
- Phân cấp rõ ràng quyền phê duyệt giao dịch, đặc biệt đối với các khoản chi khẩn cấp, nhằm tăng cường kiểm soát nội bộ và ngăn ngừa sai phạm…
- Chuẩn hóa quy trình thanh toán; bổ sung mở rộng quyền cho thành viên tài chính có thể tối ưu tiền gửi.
- Chi tiết hóa trách nhiệm của các bên liên quan, giúp nâng cao trách nhiệm giải trình của từng bên và dễ dàng quy trách nhiệm khi xảy ra sai phạm.
- Bổ sung nguyên tắc tách bạch và sử dụng đúng mục đích, cùng với việc yêu cầu hạch toán độc lập các quỹ, giúp cư dân dễ dàng giám sát, đảm bảo các quỹ không bị lẫn lộ hoặc dùng sai mục đích.
IV. KIẾN NGHỊ, ĐỀ XUẤT
- Kính đề nghị UBND phường xem xét, cho ý kiến đối với các bản Dự thảo Quy chế hoạt động, quy chế tài chính và Nội quy quản lý sử dụng nhà chung cư sửa đổi, bổ sung của Ban Quản trị;
- Kính đề nghị cư dân nghiên cứu, góp ý và biểu quyết thông qua Dự thảo Quy chế hoạt động mới tại Hội nghị nhà chung cư sắp tới;
- Mọi ý kiến đóng góp vui lòng gửi email đến địa chỉ bqt.greenvalley@gmail.com, hoặc gửi bản giấy cho Ban Quản lý, hoặc góp ý trực tiếp tại diễn đàn Ban Quản trị: https://bqtgreenvalley.com
- Khi gửi nội dung đề xuất sửa đổi, đề nghị ghi rõ: Tên văn bản (ví dụ: Quy chế Tài chính), Số điều/khoản, Nội dung hiện tại, Nội dung đề xuất sửa đổi, và Lý do sửa đổi
- Sau khi được thông qua, Ban Quản trị sẽ hoàn thiện và ban hành Quy chế hoạt động chính thức để áp dụng thống nhất.
V. HỒ SƠ KÈM THEO
1. Dự thảo Quy chế hoạt động Ban Quản trị (bản sửa đổi, bổ sung);
2. Dự thảo Quy chế tài chính Ban Quản trị (bản sửa đổi, bổ sung);
3. Dự thảo Nội quy quản lý sử dụng Nhà chung cư (bản sửa đổi, bổ sung);
4. Ba (03) bản tóm tắt các thay đổi của Nội quy, Quy chế.
Nơi nhận:
- Như trên;
- Lưu: BQT.
TM. Ban Quản trị chung cư Green Valley
Phó ban
Nguyễn Hoài Sơn
ĐT: 0902722807
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
───────────────
TP. HCM, ngày 28 tháng 10 năm 2025.
TỜ TRÌNH
V/v: Sửa đổi Quy chế hoạt động, Quy chế tài chính của Ban Quản trị và Nội quy quản lý, sử dụng chung cư Green Valley
Kính gửi: - Ủy ban nhân dân Phường Tân Mỹ, TP. Hồ Chí Minh;
- Toàn thể cư dân Chung cư Green Valley.
Nhằm đảm bảo việc tuân thủ pháp luật, nâng cao hiệu quả quản lý, đảm bảo quyền và nghĩa vụ hợp pháp của cư dân tại chung cư Green Valley, Ban Quản trị tiến hành rà soát, đề xuất sửa đổi và bổ sung Quy chế hoạt động, Quy chế tài chính của Ban Quản trị, cùng với Nội quy quản lý và sử dụng nhà chung cư. Các nội dung điều chỉnh cụ thể được trình bày chi tiết dưới đây.
I. CĂN CỨ PHÁP LÝ
1. Luật Nhà ở số 27/2023/QH15 được Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam khóa XV, kỳ họp thứ 6 thông qua ngày 27 tháng 11 năm 2023;
2. Thông tư 05/2024/TT-BXD ngày 31 tháng 7 năm 2024 của Bộ Xây dựng hướng dẫn Luật Nhà ở;
3. Quyết định số 26/2025/QĐ-UBND ngày 27 tháng 02 năm 2025 của UBND Thành phố Hồ Chí Minh quy định về quản lý, sử dụng nhà chung cư trên địa bàn;
4. Quy chế hoạt động của Ban Quản trị Nhà chung cư Green Valley đã được thông qua tại Hội nghị nhà chung cư ngày 13 tháng 9 năm 2025;
5. Căn cứ tình hình thực tế trong công tác quản lý, vận hành và ý kiến góp ý của cư dân, Công ty quản lý vận hành và các bên liên quan.
II. LÝ DO SỬA ĐỔI, BỔ SUNG
1. Đáp ứng yêu cầu pháp lý và tính đồng bộ:
Rà soát, sửa đổi toàn bộ các điều khoản trong các văn bản hiện hành để đảm bảo phù hợp và thống nhất với Luật Nhà ở, các văn bản hướng dẫn mới nhất và quy định pháp luật địa phương, khắc phục những nội dung chưa còn phù hợp với pháp luật và thực tiễn. Cập nhật thêm quyết định số 26/2025/QĐ-UBND ngày 27 tháng 02 năm 2025 của UBND Thành phố Hồ Chí Minh vào làm căn cứ pháp lý.
2. Làm rõ vai trò, quyền hạn và trách nhiệm của các bên liên quan:
Bổ sung các quy định nhằm xác định rõ ràng vai trò, quyền hạn và trách nhiệm của Ban Quản trị, Đơn vị quản lý vận hành, Cư dân và các bên liên quan; qua đó góp phần nâng cao hiệu quả phối hợp, tăng tính chủ động và trách nhiệm giải trình trong công tác quản lý, vận hành chung cư.
Đặc biệt, nhấn mạnh vai trò của Ban Quản trị trong việc đại diện thực hiện quyền của chủ sở hữu đối với phần diện tích thuộc sở hữu chung của chung cư, bảo đảm phù hợp với pháp luật và tinh thần các bản Quy chế của Ban Quản trị nhiệm kỳ trước.
3. Nâng cao hiệu quả hoạt động và cơ chế phối hợp:
Bổ sung các quy định, quy trình mới nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của Ban Quản trị, đồng thời tăng cường cơ chế phối hợp giữa Ban Quản trị, Đơn vị quản lý vận hành và cộng đồng cư dân, đảm bảo công tác quản lý, vận hành được thực hiện minh bạch, kịp thời và thống nhất.
4. Tăng cường nguyên tắc tập thể, tính minh bạch và công khai:
Hoàn thiện các quy định nhằm bảo đảm Ban Quản trị luôn hoạt động theo nguyên tắc tập thể, tránh tình trạng chuyên quyền, vụ lợi; đồng thời bảo đảm tính minh bạch, công khai và hiệu quả trong toàn bộ hoạt động của Ban Quản trị, đặc biệt là trong công tác tài chính, quản lý và sử dụng các nguồn kinh phí, cũng như trong quá trình điều hành và ra quyết định..
5. Phản ánh thực tiễn vận hành và nguyện vọng cư dân:
Điều chỉnh, bổ sung các quy định để phù hợp với thực tế vận hành, đáp ứng nguyện vọng chính đáng của cư dân, đồng thời chuẩn hóa các quy tắc, quy trình và chuẩn mực ứng xử trong việc quản lý, sử dụng và sinh hoạt tại nhà chung cư.
III. CÁC SỬA ĐỔI, BỔ SUNG CỤ THỂ
1. Nội quy quản lý, sử dụng nhà chung cư
- Mở rộng phạm vi điều chỉnh, không chỉ tập trung vào phần sở hữu riêng và chung mà còn quy định chi tiết về sử dụng tiện ích chung, bao gồm các phụ lục như nội quy phòng gym, hồ bơi, tạo cơ sở pháp lý rõ ràng hơn so với bản nội quy cũ vốn chỉ đề cập chung chung.
- Bổ sung quy định về xử lý vi phạm với nội dung, quy trình cụ thể (nhắc nhở, lập biên bản, công khai), thay thế cách tiếp cận đơn giản hơn của nội quy cũ, giúp tăng tính răn đe và hiệu quả thực thi.
- Bổ sung quy định về giải quyết tranh chấp với trình tự hòa giải nội bộ, xử lý hành chính và chuyển cơ quan có thẩm quyền, khắc phục sự thiếu quy trình chi tiết trong bản nội quy cũ, đảm bảo giải quyết tranh chấp minh bạch và công bằng.
- Bổ sung các quy định nhằm tăng cường trách nhiệm của Ban Quản trị và Đơn vị quản lý vận hành trong giám sát, phổ biến nội quy, thay vì chỉ tập trung vào cư dân như bản cũ, thúc đẩy sự phối hợp hiệu quả hơn.
- Bổ sung quy định về bảo mật thông tin và trách nhiệm định kỳ rà soát nội quy, điều mà bản nội quy cũ chưa đề cập, nhằm hiện đại hóa quản lý và bảo vệ quyền lợi cư dân.
- Bổ sung năm (05) phụ lục nhằm hướng dẫn cụ thể các vấn đề phát sinh trong quá trình quản lý, sử dụng nhà chung cư mà bản Nội quy trước đây chưa đề cập đầy đủ, đặc biệt là các phụ lục về xử lý vi phạm và hướng dẫn sửa chữa phần sở hữu riêng.
2. Quy chế hoạt động Ban Quản trị
- Thiết lập cơ chế quản trị hiện đại và minh bạch thông qua việc bổ sung các quy định về xung đột lợi ích, kiểm soát rủi ro và an toàn thông tin, ứng dụng công nghệ…
- Mô tả, phân công nhiệm vụ rõ ràng hơn giữa các thành viên Ban Quản trị cùng các quy định về nguyên tắc hoạt động tập thể, kèm theo tiêu chuẩn đạo đức và trách nhiệm giải trình bắt buộc.
- Chi tiết hóa các nguyên tắc hoạt động của Ban Quản trị, đồng thời cụ thể hóa quy trình xử lý trong các trường hợp đặc biệt như miễn nhiệm, bãi nhiệm hoặc khi có thành viên vắng mặt kéo dài, nhằm đảm bảo tính liên tục, minh bạch và ổn định trong công tác quản lý.
- Quy định cụ thể, chính xác quyền của Ban Quản trị trong việc đại diện chủ sở hữu khai thác diện tích thuộc sở hữu chung nhằm tăng doanh thu phục vụ kinh phí bảo trì.
3. Quy chế tài chính Ban Quản trị
- Chi tiết hóa trách nhiệm tài chính của Ban Quản trị và đơn vị liên quan; thiết lập quy trình quản lý tài chính chặt chẽ; bổ sung thêm các quy định về kế toán, thuế, kiểm toán;
- Phân cấp rõ ràng quyền phê duyệt giao dịch, đặc biệt đối với các khoản chi khẩn cấp, nhằm tăng cường kiểm soát nội bộ và ngăn ngừa sai phạm…
- Chuẩn hóa quy trình thanh toán; bổ sung mở rộng quyền cho thành viên tài chính có thể tối ưu tiền gửi.
- Chi tiết hóa trách nhiệm của các bên liên quan, giúp nâng cao trách nhiệm giải trình của từng bên và dễ dàng quy trách nhiệm khi xảy ra sai phạm.
- Bổ sung nguyên tắc tách bạch và sử dụng đúng mục đích, cùng với việc yêu cầu hạch toán độc lập các quỹ, giúp cư dân dễ dàng giám sát, đảm bảo các quỹ không bị lẫn lộ hoặc dùng sai mục đích.
IV. KIẾN NGHỊ, ĐỀ XUẤT
- Kính đề nghị UBND phường xem xét, cho ý kiến đối với các bản Dự thảo Quy chế hoạt động, quy chế tài chính và Nội quy quản lý sử dụng nhà chung cư sửa đổi, bổ sung của Ban Quản trị;
- Kính đề nghị cư dân nghiên cứu, góp ý và biểu quyết thông qua Dự thảo Quy chế hoạt động mới tại Hội nghị nhà chung cư sắp tới;
- Mọi ý kiến đóng góp vui lòng gửi email đến địa chỉ bqt.greenvalley@gmail.com, hoặc gửi bản giấy cho Ban Quản lý, hoặc góp ý trực tiếp tại diễn đàn Ban Quản trị: https://bqtgreenvalley.com
- Khi gửi nội dung đề xuất sửa đổi, đề nghị ghi rõ: Tên văn bản (ví dụ: Quy chế Tài chính), Số điều/khoản, Nội dung hiện tại, Nội dung đề xuất sửa đổi, và Lý do sửa đổi
- Sau khi được thông qua, Ban Quản trị sẽ hoàn thiện và ban hành Quy chế hoạt động chính thức để áp dụng thống nhất.
V. HỒ SƠ KÈM THEO
1. Dự thảo Quy chế hoạt động Ban Quản trị (bản sửa đổi, bổ sung);
2. Dự thảo Quy chế tài chính Ban Quản trị (bản sửa đổi, bổ sung);
3. Dự thảo Nội quy quản lý sử dụng Nhà chung cư (bản sửa đổi, bổ sung);
4. Ba (03) bản tóm tắt các thay đổi của Nội quy, Quy chế.
Nơi nhận:
- Như trên;
- Lưu: BQT.
TM. Ban Quản trị chung cư Green Valley
Phó ban
Nguyễn Hoài Sơn
ĐT: 0902722807